E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

2027 klingt vielleicht noch weit weg. Tatsächlich ist der Jahreswechsel für viele Unternehmen aber näher, als man denkt, denn zum 31. Dezember 2026 endet eine wichtige Übergangsregelung für die E-Rechnung. Das Thema E-Rechnung 2027 betrifft viele Unternehmen bereits heute.

Wer seine Buchhaltung bisher noch überwiegend mit PDF-Rechnungen, Papierbelegen oder klassischen E-Mail-Anhängen organisiert, sollte die verbleibenden Monate nutzen und prüfen, ob die eigenen Abläufe bereits auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind.

E-Rechnung: Was ändert sich ab 2027?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Für die Ausstellung von Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen ausstellen, beispielsweise auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF-Datei per E-Mail.

Ab dem 1. Januar 2027 wird diese Übergangsregelung für einen Teil der Unternehmen eingeschränkt.

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat, können dann bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich nicht mehr einfach auf eine normale PDF- oder Papierrechnung ausweichen.

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt noch eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

Eine PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung

Hier besteht in der Praxis noch immer viel Verwirrung.

Eine Rechnung, die lediglich als PDF-Datei per E-Mail verschickt wird, ist nicht automatisch eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten, die von einer Software automatisch verarbeitet werden können.

Zu den bekannten Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Gerade deshalb reicht es langfristig nicht aus, Rechnungen lediglich einzuscannen oder als PDF zu speichern.

Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?

Der Herbst 2026 ist ein guter Zeitpunkt, die eigenen Abläufe einmal praktisch durchzugehen.

Zum Beispiel:

• Können eingehende E-Rechnungen problemlos empfangen werden?

• Können die verwendeten Programme strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten?

• Werden E-Rechnungen vollständig und im ursprünglichen Format gespeichert?

• Sind Rechnungen, Bankunterlagen und sonstige Belege übersichtlich organisiert?

• Ist klar geregelt, wie die Unterlagen an die Buchhaltung oder den Steuerberater weitergegeben werden?

• Werden Belege regelmäßig verarbeitet oder sammeln sie sich über mehrere Monate an?

  
  

Gerade bei kleineren Unternehmen entstehen Probleme häufig nicht durch komplizierte Geschäftsvorfälle, sondern durch fehlende Belege, unterschiedliche Ablageorte und uneinheitliche Prozesse.

Ein Teil der Rechnungen liegt im E-Mail-Postfach, andere befinden sich auf dem Handy, in Papierordnern oder in verschiedenen Cloud-Ordnern.

Spätestens mit zunehmender Digitalisierung wird eine klare Struktur deshalb immer wichtiger.

Auch die Aufbewahrung muss stimmen

Bei einer E-Rechnung spielt nicht nur der Empfang eine Rolle.

Der strukturierte Teil der Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD besteht die Rechnung beispielsweise aus einem strukturierten Datenteil und einer für Menschen lesbaren Darstellung.

Für die Buchhaltung ist deshalb wichtig, nicht einfach nur einen Ausdruck oder einen Screenshot der Rechnung aufzubewahren.

Eine saubere digitale Ablage erleichtert später nicht nur die laufende Buchhaltung, sondern auch Rückfragen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Warum sich die Vorbereitung jetzt lohnt

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit neuen Anforderungen erst dann, wenn sie verpflichtend werden.

Das führt häufig dazu, dass kurz vor dem Jahreswechsel Programme umgestellt, Zugänge eingerichtet oder alte Ablagestrukturen korrigiert werden müssen.

Deutlich entspannter ist es, die nächsten Monate zu nutzen und Schritt für Schritt zu prüfen:

Welche Rechnungen erhalte ich bereits elektronisch?

Wie werden sie gespeichert?

Wie werden meine Ausgangsrechnungen erstellt?

Und wie gelangen meine Unterlagen vollständig in die Buchhaltung?

Wer diese Abläufe rechtzeitig organisiert, startet wesentlich entspannter in das neue Jahr.

Unterstützung bei der laufenden Buchhaltung

Eine gut organisierte Buchhaltung beginnt nicht erst mit der Buchung selbst.

Vollständige Belege, eine nachvollziehbare Ablage und klare digitale Prozesse sparen im Alltag viel Zeit.

Ich unterstütze Selbstständige und Unternehmen bei der laufenden Finanzbuchhaltung, der Belegorganisation und der strukturierten Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater.

So bleibt die Buchhaltung übersichtlich – und fehlende Rechnungen oder ungeklärte Geschäftsvorfälle werden möglichst früh erkannt.

Gulia Harbauer

Buchhaltungsservice Berlin